|
Så skyddar vi dina personuppgifter
Från den 25 maj 2018 gäller den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i hela EU. De nya bestämmelserna ersätter personuppgiftslagen (PuL) och skärper kraven på hur företag får behandla dina personuppgifter.
Att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss är något vi på Conventus värdesätter högt. Här kan du läsa mer om hur vi skyddar och hanterar dina personuppgifter. Nedan kan du läsa mer om hur vi på Conventus hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har i och med införandet av GDPR.
Vilka personuppgifter har vi på dig?
Vilka personuppgifter har vi för dig som kund hos Conventus?
Svar: Som kontaktperson för det företag du företräder/arbetar för sparar vi endast företagsmailadressen samt ditt namn ( vi sparar aldrig privata mailadresser)
Vem kan du vända dig till om du vill ta bort eller ändra dina personuppgifter?
Svar: Du kan begära att din mailadress och namn tas bort eller ändras. Detta ska ske via brev se adress längst ner, vi behandlar ditt ärende kostnadsfritt och bedömer om det finns skäl att ta bort eller ersätta dig som kontakt person för det företag du företräder/ arbetar/ arbetat på. Vissa rättsliga grunder som tex att bokföringslagen kräver att vi sparar information, prövas.
Hur länge spar vi dina personuppgifter dvs namn och mailadress kopplad till det företag du är anställd som kontaktperson på?
Svar: Så länge som vi behöver den anser att ni är kund och det finns ett dokumenterat syfte för behandlingen eller tills du själv begär att dina personuppgifter skall tas bort.
Vad används uppgifterna till?
De företag som är kunder hos oss och annonserar i våra medier har alltid en kontaktperson som ansvarar för annonsering För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och produkter till det företag som köper annonser hos oss behöver vi alltid en kontaktperson. Kontaktpersonen kommer sparas i vårt kundregister med namn och mailadress
AVTAL: Vi sparar kontaktpersonens namn under den tid kontraktet gäller, samt rimlig tid framöver för att bevisa att vi har eller haft ett avtal dvs rättslig grund. Detta gäller nuvarande , tidigare samt presumtiva kunder.
Vi behöver ha kvar information om kontaktpersonen om tvister osv skulle uppstå i framtiden och sparar därför namnet i rimlig tid
Vill du som kontaktperson ta bort ditt namn går det bra att begära detta så prövas rätten att ta bort namnet eller ersätta namnet med en annan kontaktperson som ansvarar för inköp av annonser.
FAKTUROR: Vi sparar kontaktpersonens namn på fakturor under den tid bokföringslagen gäller
De behandlingar av personuppgifter som vi utför, stöder vi på följande rättsliga grunder:
- Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att ingå eller fullgöra avtal med det företag du representerar som köpare av våra tjäntser/ varor.
- Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, t.ex. att spara personuppgifter på beställare för bokföringsändamål.
- Vi bedömer, efter en så kallad intresseavvägning, att våra intressen av att få behandla dina personuppgifter väger tyngre än din rätt till integritetsskydd, t.ex. när vi behandlar dina personuppgifter för marknadsföring.
Rättslig grund: Fullgörande av avtal (Kunduppgifter)och Berättigat intresse
Vårt berättigade intresse för denna behandling är att säkerställa att vi erhåller betalning enligt avtalet vi upprättat emellan oss och det företag du representerar/företräder
Efterlevnad av lagar.
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att kunna fullgöra de lagstadgade skyldigheter som åvilar oss, t.ex. bokföringslagens krav på lagring av bokföringsmaterial. Vi behandlar även personuppgifter i syfte att kunna uppfylla kraven på lagring av uppgifter i reglerna om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, för att kunna lämna ut uppgifter till brottsbekämpande myndighet.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.
Hur länge sparas uppgifterna?
Enligt Integritetslagstiftningen får vi inte spara personuppgifter om dig längre än vi behöver utifrån det syfte vi behandlar dem för. Vi sparar därför aldrig personuppgifter bara för att de är ”bra att ha” utan har alltid ett definierat syfte som har stöd i lag.
Eftersom de uppgifter som vi samlar in och som skapas när du har kontakt med vår försäljningsavdelning , sparas de också under olika lång tid. Det kan därför vara så att personuppgifter om dig, finns sparade i ett system men raderas i ett annat. Nedan beskriver vi några huvudregler för hur länge vi sparar personuppgifter.
- Kunduppgifter sparar vi, om vi inte anger någonting annat, så länge som du är kund hos oss och i 24 månader efter avtalet eller kundförhållandet har upphört. När avtalet upphör raderar eller anonymiserar vi personuppgifterna i de system som används för att stödja avtalsförhållandet. Däremot kan personuppgifter ligga kvar i andra system, t.ex. fakturasystemet, eftersom vi där behöver spara dem längre för att kunna uppfylla bokföringslagens krav. Ärendehistorik från dina kontakter med vår kundservice raderas efter maximalt 12 månader efter att vi stängt ärendet. Är företaget du representerar en återkommande / troligen aktivt presumtiv kund sparas informationen så länge som man beräknar företaget kan fortsätta vara framtida kund.
- För att kunna administrera och erbjuda företaget du representerar attraktiva erbjudanden och genomföra marknads- och kundanalyser sparas uppgifter i maximalt 24 månader efter det vi ser företaget som en avslutad kundrelation.
- Vissa kunduppgifter sparas om de har grund av att vi har skyldighet att göra det enligt lag eller annan författning, myndighetsföreskrift, beslut eller myndighets begäran, de sparas då så länge det aktuella kravet anger.
Rättslig grund: Fullgörande av avtal (Kunduppgifter) och Berättigat intresse
Till vem lämnas uppgifterna ut?
I vissa situationer delar vi dina personuppgifter med andra. Nedan beskriver vi när och varför vi gör detta. Vi vill understryka att vi aldrig lämnar över dina personuppgifter om detta inte krävs för att vi ska kunna utföra någon av de behandlingar som anges ovan, vilka vi har ett syfte och som det finns laglig grund för. Vi säljer inte heller dina personuppgifter vidare till andra.
Leverantörer och andra personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för vår räkning.
Vi anlitar leverantörer för att vi ska kunna tillhandahålla det företag ni representerar vissa tjänster Vi har frilansande journalister/ skribenter som i vissa fall tillverkar texter i annonseringssyfte. Våra leverantörer får inte göra någonting med dina personuppgifter som vi inte uttryckligen talat om för dem att de ska göra. Vi ställer även krav på att leverantörens hantering av personuppgifter ska vara säker och korrekt.
Så här behandlar vi dina personuppgifter när företaget du företräder inte längre anses vara kund eller avtal löpt ut
Det som bland annat tas bort är din...
· ...eventuella e-postadress med tillhörande e-postmeddelanden.
· …uppgift om ditt namn
· ...säkerhetskopior av ovanstående tas bort enligt vårt schema för säkerhetskopior.
Bland det som inte tas bort finns bland annat: Data som krävs enligt bokföringslagen.
Dina rättigheter.
Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Sådan information får du i denna integritetspolicy. Om du har ytterligare frågor om vår behandling av personuppgifter, är du välkommen att kontakta vår kundservice eller vårt Dataskyddsombud. Du finner kontaktuppgifter längst ner i policyn.
Utöver rätt till information, har du även andra rättigheter i relation till dina personuppgifter. Du kan t.ex. påverka vår behandling genom att begära utdrag, rättelse, radering och begränsning. Du har även rätt att invända mot viss behandling som vi utför samt begära ut dina personuppgifter eller begära att de flyttas utan kostnad.
Du kan läsa mer om respektive rättighet här nedan.
Rätt till tillgång.
Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Eftersom det är viktigt att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste en begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. När du skickar din begäran, är det bra att du specifikt anger vilka uppgifter du är intresserad av, t.ex avtalshandlingar. På så sätt kan vi ge dig den information som är mest relevant för dig. För att begära ett registerutdrag, vänligen skicka ett brev till oss där du anger vilka uppgifter du är intresserad av, ditt namn och personnummer, din adress och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Vänligen ange om du önskar registerutdraget så skickar vi till din folkbokföringsadress
Skicka din begäran till
Adress:
Dataskydd Conventus Media
box 6219
10432 Stockholm
Anställd personal på Conventus
Vi behandlar även personuppgifter för att kunna lämna ut till SOS Alarm vid nödsamtal
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att kunna fullgöra de lagstadgade skyldigheter som åvilar oss, t.ex. bokföringslagens krav på lagring av bokföringsmaterial. Vi behandlar även personuppgifter i syfte att kunna uppfylla kraven på lagring av uppgifter i reglerna om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, för att kunna lämna ut uppgifter till brottsbekämpande myndighet. Vi behandlar även personuppgifter i sytfte att kunna göra löneutbetalningar och sjukfrånvaro uppgifter till försäkringskassan
Anställdas avtal : förvaras i pappersform i pärmar i ett låst skåp. Endast ekonomipersonalen Vd och personuppgiftsanvarig har tillgång till denna pärm.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.
|
